Um die entstandenen Fehler zu korrigieren, müssen Rückrechnungen erstellt werden. Diese zusätzliche Arbeit kann Lohnbuchhalter viel Zeit kosten. Um diese Konsequenzen zu vermeiden, ist es wichtig, die Lohnabrechnung gleich korrekt anzufertigen – leichter gesagt als getan! Auch nach jahrelanger Erfahrung können sich immer wieder Fehler einschleichen.
Um diese zu reduzieren, erklären wir Ihnen in diesem Artikel die häufigsten Fehler in der Lohnabrechnung und wie Sie diese von vornherein vermeiden können.
- Falsche/ungenaue Zeiterfassung: Wenn die Arbeitszeit falsch oder ungenau erfasst wurde, sind Fehler vorprogrammiert. Es reicht in der Lohnbuchhaltung nicht, ungefähr zu wissen wie viele Stunden jemand gearbeitet hat, denn bei Lohnempfängern muss der Sachbearbeiter wissen, wie viele Stunden exakt bezahlt werden müssen.
Hinweis: Eine digitalisierte Zeiterfassung, z.B. eine Stempeluhr, erleichtert den Vorgang der Zeiterfassung und hilft, Fehler zu vermeiden.
- Veraltete Software oder seltene Updates: Heutzutage müssen Lohnbuchhalter Steuern etc. nicht mehr umständlich mit Tabellen bestimmen und ausrechnen, sondern lassen sich die jeweiligen Werte von einer Lohnsoftware ausrechnen. Wenn die Software nun allerdings veraltet ist und bspw. mit alten Steuertabellen arbeitet, lassen sich die Fehler nicht vermeiden. Schon eine versäumte Steuerzahlung kann zu Geldstrafen führen.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Software, welche Sie nutzen aktuell ist. Wir von Abacus HR Service legen großen Wert darauf, unsere Software durch regelmäßige Updates immer auf dem neuesten Stand zu halten.
- Manuelle Abrechnungen: Mit wenigen Mitarbeitern kann eine manuelle Abrechnung noch funktionieren, sobald allerdings mehr hinzukommen, lassen sich Fehler nicht mehr vermeiden.
Hinweis: Schauen Sie sich nach einer Lohnsoftware um, so vermeiden Sie langfristig Fehler.
- Ungeschultes Personal und veraltetes Wissen: Die Lohnabrechnung ist komplexer als viele denken und sollte deshalb von geschultem Personal übernommen werden. Außerdem gibt es häufig Änderungen, weshalb es wichtig ist, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Hinweis: Falls ein Betrieb selbst kein geschultes Personal hat, sollte sich an einen externen Payroll Service gewendet werden. Bei qualifiziertem eigenem Personal ist es wichtig, dieses durch regelmässige Schulungen auf dem Laufenden zu halten.
- Fehlerhafte Personaldaten: Steuerklassen sowie Sozialversicherungsnummern werden dem Betrieb direkt mitgeteilt, wodurch diese Angaben stets fehlerfrei sind. Allerdings sind auch Personaldaten wie der Geburtstag oder die Anschrift relevant. Diese Daten führen zwar nicht zu falschen Zahlungen, stehen aber ebenfalls auf der Lohnabrechnung und müssen richtig sein. Späte Meldungen von Änderungen können zu Verzögerungen der Lohn- oder Gehaltszahlung führen.
Hinweis: Deshalb ist es äußerst wichtig, dass Änderungen der Personaldaten frühzeitig gemeldet und direkt ins System eingetragen werden.
- Versäumte Fristen: Beitragsnachweise für Krankenkassen, Lohsteueranmeldung für das Finanzamt und SOKA-Beiträge haben Fristen, zu denen sie eingereicht werden müssen. Diese Frist ändert sich jeden Monat.
Hinweis: Das Personal sollte die Fristen kennen oder jemanden haben, der an die Fristen erinnert.
Wie Sie sehen können, gibt es innerhalb der Lohnabrechnung viele Fehlerquellen, allerdings auch einige Möglichkeiten, die Fehler zu vermeiden.
