- Digitale Personalakte 2027: Rechtlicher Hintergrund
- Welche Entgeltunterlagen sind ab 2027 betroffen?
- Checkliste: In sieben Schritten zur digitalen Personalakte
- Entlastung durch ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Fazit
Digitale Personalakte 2027: Rechtlicher Hintergrund
In Deutschland gibt es bisher keine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte. Allerdings ist in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), seit dem 1. Januar 2022 die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen vorgesehen. Arbeitgeber konnten sich bislang über den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet am 31. Dezember 2026, ab dem 1. Januar 2027 soll die elektronische Führung der betroffenen Unterlagen verpflichtend sein. Das bedeutet für das Personalwesen nicht, dass alle Unteragen digital werden müssen. Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Abmahnungen dürfen weiterhin in Papierform geführt werden. Entscheidend ist der sachliche Bezug zur Entgeltabrechnung und zur Sozialversicherung.
Welche Entgeltunterlagen sind ab 2027 betroffen?
Nicht jedes Personaldokument fällt automatisch unter die neue Pflicht. Allerdings dürfen Unternehmen ihre Unterlagen selbsverständlich auch freiwillig digitalisieren. Im folgenden sind Dokumente aufgelistet welche digitalisiert werden müssen:
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Nachweise zur Versicherungspflich/-freiheit
- A1-Bescheinigung, Entsendenachweise
- Nachweise zur Elternschaft, Minijob-Belege
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Wie Sie anhand der Liste vermutlich schon sehen können, haben Sie und Ihre Firma, zumindest die Meisten dieser Unterlagen ohnehin schon in digitaler Form.
Checkliste: In sieben Schritten zur digitalen Personalakte
Da ein Anfang bekanntlich immer schwer ist, finden Sie im folgenden eine Praxis-Checkliste welche Ihnen auf dem Weg zur Erstellung einer digitalen Personalakte helfen soll.
Praxis-Tipp
- Bestandsaufnahme: Welche Entgelt- und Personalunterlagen liegen digital, welche noch auf Papier vor?
- Verantwortlichkeiten klären: Wer in HR, IT und Payroll übernimmt welche Aufgabe?
- Rechtsgrundlagen prüfen: BVV, DSGVO und Aufbewahrungsfristen mit steuerlicher bzw. rechtlicher Beratung abstimmen.
- Software oder Dienstleister auswählen: Passt die Lösung zur bestehenden Systemlandschaft aus Payroll und Zeiterfassung?
- Aktenstruktur und Zugriffsrechte definieren: Wer darf welche Dokumente sehen und bearbeiten?
- Betriebsrat frühzeitig einbinden, insbesondere bei Systemen mit Auswertungsfunktion.
- Migration priorisieren: Neue Dokumente ab Stichtag digital erfassen, Altbestände schrittweise nachziehen, Testlauf und Schulung einplanen.
Entlastung durch ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung
Für viele Personalabteilungen liegt die eigentliche Herausforderung nicht in der Technik, sondern im laufenden Betrieb: Entgeltunterlagen müssen nicht nur digital abgelegt, sondern auch korrekt erzeugt, gepflegt und fristgerecht bereitgestellt werden. Genau hier setzt Payroll-Outsourcing an.
Abacus HR Services übernimmt für Unternehmen und für Steuerberater die monatliche Entgeltabrechnung einschließlich der elektronischen Meldungen an Sozialversicherung, Finanzamt und Kassen. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland und ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt. Für die digitale Personalakte 2027 bedeutet ausgelagerte Abrechnung vor allem eines: Die entgeltrelevanten Kernunterlagen liegen bereits dort, wo sie für Prüfungen und Nachweise gebraucht werden. Interne HR-Teams können sich dadurch stärker auf Aktenstruktur, Zugriffsrechte und die übrigen Personaldokumente konzentrieren, statt Entgeltbelege parallel zu verwalten.
Fazit
Die digitale Personalakte 2027 ist kein Auftrag zur vollständigen Digitalisierung jedes Personaldokuments. Der für Sie nächste sinnvolle Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen Ihnen bereits digital vor, wo entstehen Medienbrüche zwischen Personalwesen und Entgeltabrechnung? Wenn Sie diese Aufgabe zusätzlich entlasten möchten, können Sie prüfen, ob eine ausgelagerte Abrechnung wie bei Abacus HR Services, Teile der prüfrelevanten Dokumentation bereits im laufenden Prozess mit abdeckt.
